Как выбрать онлайн-кассу

Согласно Федеральному закону №54-ФЗ, любой бизнес, независимо от организационно-правовой формы, масштабов, системы налогообложения, обязан использовать новое электронно-кассовое оборудование. Процесс перехода на новый формат работы осуществляется с 2017 года и должен полностью завершиться в 2021 году. Оборудование нового образца называют онлайн-кассами. Оно формирует и печатает фискальные документы, дистанционно передает их в налоговую, хранит информацию в интегрированном накопителе.

Если вы ведете деятельность в Санкт-Петербурге, для приобретения и установки кассовой техники обращайтесь в компанию «Линформ». Свяжитесь со специалистами по номерам (812) 449–02–48, (812) 449–02–49 или оставьте заявку на сайте. Мы осуществляем не только поставку оборудования, но и выполняем автоматизацию под ключ – установку программного обеспечения, подключение техники, регистрацию в налоговой службе, техническую и информационную поддержку заказчика.

Какую онлайн-кассу купить для ИП и других организационно-правовых форм бизнеса – разберемся в данной статье.

Требования к кассовому оборудованию

Современные модели кассового оборудования сохранили основную функцию устройств старого образца – формирование кассовых документов. При этом новые онлайн-кассы должны соответствовать таким требованиям:

• стабильная электронная связь с налоговой службой, обеспечивающая дистанционную передачу данных в режиме реального времени;
• наличие встроенного накопителя для аккумуляции и хранения данных о выполненных транзакциях, а также защиты их от внесения корректировок;
• возможность отражать в фискальных документах (чеках, бланках строгой отчетности) подробные данные о продавце, кассовом оборудовании, проданном товаре (услуге).

Виды кассового оборудования

Существует три основных группы онлайн-кассового оборудования:

• фискальный регистратор – устройство, которое подключается к ПК и может распечатывать фискальные документы с высокой скоростью. Устанавливается стационарно. Может работать с неограниченным количеством товарных позиций. Минус данного устройства – ограниченное количество функций (формирование фискальных документов и отправка их в налоговую службу). Обычно оно входит в структуру ПОС-системы, включающей несколько единиц техники для автоматизированного осуществления кассовых операций;
• автономная онлайн-касса – может функционировать без ПК. Оснащена экраном, клавиатурой, принтером фискальных документов. Работает с ограниченным объемом данных (в зависимости от емкости встроенной памяти). Не может подключаться к Единой государственной автоматизированной информсистеме оборота алкоголя ЕГАИС, поэтому ее запрещено использовать в заведениях, осуществляющих продажу соответствующей продукции;
• смарт-терминал – комплекс в виде моноблока, оснащенный принтером чеков. Имеет мощный процессор и сенсорный дисплей. Может использоваться для расчета банковскими картами. Работает как от сети электропитания, так и автономно. Взаимодействует с ЕГАИС. Подходит для торговых предприятий и сервисных служб с высокой интенсивностью обслуживания;
• POS-система – комплекс оборудования для автоматизации бизнеса. Включает компьютер, принтер чеков, терминал для безналичного расчета, клавиатуру, сканер штрих-кода и другое оборудование. Отличается гибкостью, может подстраиваться под конкретные задачи.

Масштабы и вид бизнеса

Выбирая, какую онлайн-кассу купить, необходимо учитывать масштабы бизнеса. Если вы владелец супермаркета или гипермаркета, лучше приобрести полноценную ПОС-систему. Автоматизация расчетных операций позволит ускорить процесс обслуживания клиентов, предотвратить создание очередей.

Система должна включать компьютер высокой мощности и большим количеством портов для подключения внешнего оборудования, программируемую клавиатуру, фискальный регистратор с высокой скоростью печати. Целесообразно также установить терминал для расчета банковскими картами.

Для малого и среднего бизнеса при высокой проходимости оптимальным решением также станет установка ПОС-системы. В данном случае можно приобрести компьютер меньшей мощности, но фискальный регистратор должен быть хорошим, с высокой скоростью печати и автоотрезчиком.

Для небольшого магазина достаточно автономной онлайн-кассы. Она должна взаимодействовать с программами учета товаров, при необходимости – с ЕГАИС. Ключевые критерии выбора – удобство внесения новых товарных позиций, корректировки фен, формирования отчетности.

Особенности бизнеса

Небольшим предприятиям общепита стоит использовать смарт-терминалы с широким экраном и удобным интерфейсом. Такое оборудование позволит даже в часы пик обеспечить высокую скорость обслуживания клиентов при безупречной точности исполнения каждого заказа. Дополнительный плюс – если в напечатанных чеках имеются уведомления об акциях и программах лояльности.

Для выездной торговли рекомендуется приобретение автономной онлайн-кассы. Она может быть со встроенным терминалом для безналичных расчетов или без такового. В последнем случае стоит также приобрести мобильный терминал. Основное требование – высокая энергоемкость аккумулятора, ресурса должно хватать на полный рабочий день.

Компании, осуществляющие продажу спиртных напитков, используют в работе только кассы с поддержкой ЕГАИС. Предприятия, которые ведут торговлю мясом, рыбой и другими продуктами ветеринарного контроля, оснащаются кассовым оборудованиям с ФГИС Меркурий. Если вы занимаетесь реализацией товара, подлежащего обязательной маркировке, необходимо устанавливать оборудование, программное обеспечение которого взаимодействует с системой маркировки. Что касается интернет-магазинов, им требуется оборудование с возможностями интеграции с сайтом и системами учета товаров (например, устройства линейки Дримакс).

Организационно-правовая форма и особенности налогообложения

Зависит ли выбор онлайн-кассового оборудования от организационно-правовой формы предприятия? На этот вопрос ответ будет отрицательным. При выборе следует учитывать только специфику деятельности, количество товарных позиций, уровень пропускной способности.

Система налогообложения влияет на выбор кассовой техники. В частности, законодатель устанавливает требования к интегрированной памяти устройства – фискальному накопителю, точнее – периоду действия ключа фискального признака, который используется для передачи данных в налоговую службу.

Онлайн-кассы, оснащенные ФН со сроком действия ключа 36 месяцев в обязательном порядке должны приобрести такие субъекты бизнеса:

• использующие упрощенную систему налогообложения, ПСН, единый сельхозналог;
• все предприятия сферы услуг – независимо от системы налогообложения.

За применение фискального накопителя со сроком действия ключа на 13 или 15 месяцев указанные субъекты бизнеса будут привлекаться к ответственности. Данное нарушение влечет за собой штрафные санкции в сумме до 10 тысяч рублей.

Оборудование с любым фискальным накопителем (на 13, 15 или 36 месяцев) имеют право приобрести:

• плательщики НДС;
• субъекты, совмещающие свой режим налогообложения и ОСНО;
• субъекты, осуществляющие продажу подакцизных товаров (спиртные напитки, табачные изделия, продукты нефтепереработки);
• предприятия с сезонными видами деятельности;
• предприятия, использующие автономное кассовое оборудование (работающие в труднодоступных районах страны);
• платежные агенты, субагенты.

По истечении периода действия ключа фискальный накопитель подлежит замене. При установке нового ФН необходимо предварительно поставить его на учет в налоговой службе. Использованный накопитель, в соответствии с законодательством, нужно хранить не менее пяти лет.

Рекомендации по выбору оборудования

Контрольно-кассовое оборудование стоит достаточно дорого. Принимая решение, какую онлайн-кассу выбрать, следует учесть целый ряд факторов. Вот основные рекомендации по выбору:

• Рассчитайте бюджет. Стоимость онлайн-кассы зависит от цены используемой техники, фискального накопителя, мощности оборудования, скорости печати фискальных документов, функционала, возможностей для подключения дополнительных единиц техники. Чем больше опций имеет онлайн-касса, чем выше скорость передачи информации и печати фискальных документов – и тем выше стоимость. Однако далеко не всегда требуются мощные и многофункциональные аппараты. Например, для ИП с малыми оборотами вполне подойдут недорогие модели с базовыми функциями. Дополнительные расходы понадобятся на регистрацию в налоговой службе, заключение договора с оператором фискальных данных.
• Обратите внимание, числится ли выбранная вами модель в Реестре контрольно-кассовой техники Федеральной налоговой службы. Это же касается фискального накопителя.
• Проверьте качество программного обеспечения. Это должен быть готовый продукт, протестированный и отработанный на практике.
• Уточните способ подключения к интернету. Техника может подключаться через сеть Ethernet, беспроводную сеть Wi-Fi либо через модем. Наиболее доступные варианты оснащаются USB-разъемом для подключения модема, поддерживающего стандарт связи 3G. Для небольших торговых точек, использующих один кассовый аппарат, достаточно подключения к мобильной сети стандарта 3G и выше. Крупным предприятиям стоит использовать проводной интернет;
• Проверьте надежность оборудования. Стоит почитать обзоры, поинтересоваться отзывами пользователей. Необходимо выяснить, насколько часто возникают кассовые ошибки, «зависает» программное обеспечение, выходят из строя внутренние элементы.
• При наличии принтера для печати фискальных документов узнайте, каков ресурс печатающей головки, насколько удобно меняется бумага, какого формата фискальные документы.
• Уточните, поддерживает ли оборудование подключение к облачному хранилищу, возможно ли управление системой из личного кабинета. Данная функция актуальна для владельцев сети магазинов или ресторанов – она позволяет контролировать движение товаров и финансов на всех объектах. Также такая функция рекомендуется при большом списке товарных позиций.
• Узнайте, может ли оборудование интегрироваться с системами учета товаров. Если да, то можно ли его подключить к системе, с которой работаете именно вы.
• Оцените удобство управления. Наиболее удобным в обращении считается оборудование, оснащенное сенсорным дисплеем. К преимуществам данной техники относится также способность отображения ошибок на экране. Однако его стоимость выше по сравнению с кнопочными аппаратами.
• Изучите возможности подключения дополнительного оборудования. Например, если онлайн-касса имеет разъем только мини-USB, к ней будет проблематично подключить весовую технику или сканер штрих-кода. Придется дополнительно приобретать специальный переходник. Если есть разъемы USB, нужно уточнить их количество, чтобы не возникло проблем с подключением нужных агрегатов.
• Проверьте условия эксплуатации. Например, если вы приобретаете автономную кассу для использования в холодном павильоне, она должна быть оснащена максимально энергоемким аккумулятором, так как при низких температурах батарея быстрее разряжается. Если температура ниже нуля, кнопки должны быть прорезиненными.

И основной момент – в первую очередь при выборе онлайн-кассы нужно позаботиться о безопасности. Некачественное оборудование – это ошибки в отчетности, а соответственно – проблемы с налоговой службой. Контрольно-кассовую технику следует приобретать только у надежного, проверенного продавца, который может гарантировать безупречную работу оборудования.

Компания «Линформ» поставляет исключительно качественную сертифицированную технику лучших производителей. Кроме того, мы осуществляем сервисное обслуживание аппаратов – как в период гарантии, так и после его завершения.